O pagamento de Reembolso de Taxa de Publicação e de Inscrição a discentes e docentes dos programas de pós-graduação stricto sensu beneficiários do Programa de Apoio à Pós-Graduação – PROAP visa fomentar, a partir da restituição dos custos, a realização das atividades científico-acadêmicos previstas na Portaria da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior - CAPES nº 156 de 28 de novembro de 2014.
Os processos de solicitação de reembolso de publicação/inscrição devem ser cadastrados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC e tramitar eletronicamente. Para tanto, seguem algumas orientações:
- O campo "Assunto do Processo" deve ser preenchido como "052.221 - DESPESA CORRENTE";
- O campo "Natureza do Processo" deve ser "OSTENSIVO";
- No campo “Assunto Detalhado” deve constar, para os casos de Reembolso de Taxa de Inscrição, a seguinte redação: “Programa de Pós-Graduação: __________. Solicitação de Reembolso de Taxa de Inscrição à(ao) discente/docente____________, com recurso PROAP, para participação no evento ______________ na cidade ____________ no período______________.”
- No campo “Assunto Detalhado” deve constar, para os casos de Reembolso de Taxa de Publicação, a seguinte redação: “Programa de Pós-Graduação: __________. Solicitação de Reembolso de Taxa de Publicação à(ao) discente/docente____________, com recurso PROAP, para publicação do artigo _____________ no periódico______________."
- O formulário correspondente a cada solicitação encontra-se disponível para carregamento automático no SIPAC. Basta selecionar, conforme o caso, no campo "Tipo de Documento", um dos modelos disponíveis ( "FORMULÁRIO PARA REEMBOLSO TAXA DE PUBLICAÇÃO/ INSCRIÇÃO - RECURSO PROAP"), em seguida deve-se marcar as opções "Escrever documento" e "Carregar modelo". No campo "Natureza do Documento", deve-se selecionar a opção "RESTRITO" e a "Hipótese Legal" é "INFORMAÇÃO PESSOAL (Art. 31 da Lei n° 12.527/2011)". Deve-se preencher o formulário na íntegra e adicionar a assinatura SIPAC do(a) coordenador(a) do programa solicitante;
- É necessário adicionar despacho, assinado pelo técnico ou coordenador do programa, informando "Declaro que é devida a despesa referida na folha ____ do presente processo ";
- Devem ser cadastrados como interessados no processo apenas o programa de pós-graduação solicitante e o discente/docente beneficiado;
- Os processo devem ser enviados para o Núcleo de Execução Orçamentária da PROPG (Código SIPAC 12.01.74.04). Processos enviados por e-mail ou para outras Unidades SIPAC podem não ser analisados;
- Os processos que não estiverem de acordo com as instruções supracitadas serão devolvidos às unidades solicitantes para ajustes;
- O programa solicitante é responsável por acompanhar a movimentação dos processos no SIPAC, devendo checar se houve devolução para ajuste ou indeferimento;
- Maiores orientações quanto ao cadastramento de processo em: Link 01 e Link 02
Documentação:
- Ofício com assinatura SIPAC do(a) coordenador(a) do curso, especificando a o evento/ curso/ revista, a sua relevância para o programa e os dados do(a) beneficiado(a).
- Justificativa, no ofício, caso o valor do reembolso seja menor do que o valor da despesa.
- Formulário da PRPPG com assinatura SIPAC do(a) coordenador(a) do curso
- Comprovante de matrícula do semestre em curso
- Comprovante de pagamento (em nome do(a) beneficiado(a)) com a declaração de que a despesa é devida, assinatura e carimbo da coordenação do programa.
- Comprovante de inscrição/submissão (curso/revista)
- Tradução do comprovante de inscrição/submissão quando em outro idioma (curso/revista)
- Ofício justificando a importância da atividade para a pesquisa (curso)
- Carta de aceite (apresentação de trabalho)
- Tradução da carta de aceite quando em outro idioma (apresentação de trabalho)
Observações:
- Todos os documentos que contenham dados pessoais do solicitante devem ser cadastrados como restritos;
- O Reembolso só poderá ser solicitado para publicação de artigo e de taxa de inscrição;
- A restituição pode ser parcial, desde que devidamente justificada pela coordenação do programa;
- São considerados comprovantes de pagamento: fatura de cartão de crédito, comprovantes bancários e recibo (assinado, com o timbre da organização e os respectivos dados institucionais). Em todos esses documentos devem constar a identificação da titularidade do pagante (que deve ser o(a) beneficiado(a)) e a do recebedor;
- Nos casos de reembolso de taxa de publicação e de taxa de inscrição em revistas e eventos internacionais não é necessário anexar a conversão do dólar, apenas a fatura em nome do(a) beneficiado(a), informando o valor, em reais, efetivamente pago;
- As assinaturas dos documentos produzidos pela UFBA deverão ser as do SIPAC, não serão aceitas assinaturas digitalizadas em documentos como Ofício, Planejamento de trabalho e Formulário de solicitação.