- É vedada a solicitação de viagem em data não condizente com a participação do servidor no evento. Vale salientar que o proposto, caso necessário, pode iniciar o trajeto 1 dia antes do início do evento e retornar 1 dia após o término do evento em viagens nacionais.
- Cabe ao solicitante a responsabilidade acerca do acompanhamento dos procedimentos relativos à concessão de passagens aéreas e diárias, desde sua solicitação até a aprovação da prestação de contas.
- As Propostas de Concessão de Diárias e Passagens (PCDP’s) nacionais devem ser solicitadas com, no mínimo, 15 dias de antecedência.
-Na hipótese de alteração do período da viagem por interesse da administração, a unidade solicitante deverá, no ato da prestação de contas no SCDP, anexar ofício do responsável e realizar o ajuste correspondente na PCDP, o que pode ocorrer até a etapa da prestação de contas.
-As eventuais alterações de percurso ou de datas e horários de deslocamento, por INTERESSE PESSOAL, serão de inteira responsabilidade do proposto, eximindo-se a administração pública de quaisquer responsabilidades. Por exemplo: caso o compromisso que originou a viagem termine em uma sexta-feira e o proposto retorne no domingo por iniciativa pessoal, essa informação deve constar no relatório de viagem, mas não deve ser realizada alteração no sistema.
-Servidor com afastamento no SIAPE: não é permitido solicitar viagens para servidores em período de férias regulamentares, licenças ou afastamentos.
-Todos os arquivos devem ser encaminhados em PDF.
-Não serão aprovadas propostas que não atendam ao interesse público.
-O ADICIONAL DE DESLOCAMENTO é destinado a cobrir despesas de deslocamento até o local de embarque e do desembarque até o local de trabalho ou de hospedagem e vice-versa, sendo necessário apresentar os bilhetes aéreos ou rodoviários no momento da prestação de contas condizente com o período cadastrado no SCDP.
Orientações sobre passagens
As solicitações de passagens são primeiramente realizadas através do site da Money turismo. O manual de passo a passo está disponível na aba manuais, no site da PRPPG.
A escolha das passagens deve atender ao princípio da economicidade, que objetiva a minimização dos gastos públicos, sem comprometimento dos padrões de qualidade, não sendo permitida a compra por critérios como escolha de aeroporto, companhia aérea, classe de avião.
A remarcação de bilhetes já emitidos fica restrita a casos de justificada e comprovada impossibilidade de sua utilização, mediante autorização da coordenação do programa de pós-graduação e análise da gerência do Núcleo de Execução Orçamentária (NEO) da PRPPG. O solicitante deve preencher o formulário (anexo II) e encaminhar para o e-mail
finpropg@ufba.br, bem como anexar ao SCDP.
Em caso de cancelamento da viagem, ou de apenas um dos trechos, o NEO deverá ser avisado com a máxima antecedência possível, limitada a, no mínimo, 1 (um) dia útil antes da data prevista para o embarque, sob pena de ressarcimento total das despesas. Art. 38. PORTARIA Nº 928, DE 5 DE DEZEMBRO DE 2022.
Nos casos em que o PROPOSTO cancelar a viagem ou não comparecer ao embarque no horário estabelecido (no-show), ficarão sob a responsabilidade dele todas as despesas relacionadas às eventuais alterações. Art. 39. PORTARIA Nº 928, DE 5 DE DEZEMBRO DE 2022.
As solicitações que tiverem passagens precisam ser encaminhadas até ás 16:00 horas para garantir a emissão.
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Tipos de Proposto
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Servidor |
Pessoa legalmente investida em cargo público em exercício na UFBA |
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Servidor convidado |
Pessoa legalmente investida em cargo público em exercício em outro órgão do Poder Executivo federal |
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Colaborador eventual |
Pessoa física sem vínculo com a Administração Pública que lhe presta algum tipo de serviço, em caráter eventual e sem remuneração, fazendo jus, quando cabível, ao recebimento de passagens, diárias e auxílio-deslocamento, para gastos com transporte e estada que assumir em decorrência do serviço desempenhado, sem qualquer caráter empregatício |
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Servidor de outros Poderes e esferas ‒ SEPE |
Servidor público não integrante do Poder Executivo federal, podendo ser ocupante de cargo ou emprego público na administração direta ou indireta dos demais Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, inclusive integrantes dos quadros de suas agências, autarquias, fundações, empresas públicas ou sociedades de economia mista; |
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Não servidor/outros |
Pessoa sem vínculo com a Administração Pública ou sem CPF. Abrange estrangeiros, indígenas e outros com respaldo legal |
Documentação - Viagem nacional
1- Requisição de diárias e passagens obrigatória devidamente preenchida, conforme modelo constante no Anexo I;
2- Oficio de solicitação: Especificar o nome do proposto, data, horário e local de realização;
3- Comprovante da atividade a ser realizada (se externa à UFBA, o comprovante deve ser emitido pela instituição responsável, se interna, deve ser emitido pelo setor da UFBA promovente);
4- Cronograma com as datas de início e fim da atividade (se externa à UFBA, o cronograma deve ser emitido pela instituição responsável, se interna, deve ser emitido pelo setor da UFBA promovente);
5- Cotação e reserva de passagens, nos casos em que essas tenham sido aprovadas pelo programa.
Observações:
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Nos casos em que o comprovante da atividade já contemple as datas de início e fim da missão, não se faz necessário o cronograma.
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Os comprovantes podem ser carta de aceite, comprovante de inscrição, convite para participação em atividade de qualificação/defesa na UFBA; convite para participação de palestra na UFBA, convite para servidor da UFBA participar de atividade de colaboração técnica em outra universidade (emitido por essa instituição), planejamento de atividade de coleta de campo/visita técnica assinado pelo coordenador da missão etc.
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Propostas que tratam de viagem para COLABORADORES EVENTUAIS devem conter Currículo Resumido.
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Em propostas que tratem de viagem para servidores públicos de outras esferas (SEPE) deve ser informado, durante o preenchimento no SCDP, o valor referente ao auxílio alimentação e/ou transporte que o proposto recebe mensalmente. Caso o proposto não receba, anexar declaração de não recebimento.
Para informações e orientações sobre cadastro e roteiro sugerimos os vídeos abaixo
https://www.youtube.com/watch?v=9ooStpcEHzo
https://www.youtube.com/watch?v=ZcG700-HSRc
Viagem Internacional
Como providenciar a compra das passagens Internacionais?
As cotações de passagens para viagens internacionais devem ser solicitadas através do e-mail
finpropg@ufba.br (Modelo anexo IV). A PRPPG providenciará a cotação do valor da passagem junto à agência de viagem e caberá ao solicitante acompanhar a troca de e-mails para realizar a reserva da passagem escolhida, bem como a inserção dos dados dessa reserva na etapa “Reserva de Passagem”.
As solicitações de diárias e passagens internacionais são aprovadas no SCDP pelo perfil
Ministro/Dirigente, desempenhado pelo Gabinete da Reitoria (
gabinete.viagens@gmail.com), conforme determinação do art. 54, inciso II da Portaria/MEC 204/2020.
Documentação - Viagem Internacional
1- Requisição de diárias e passagens obrigatória devidamente preenchida, conforme modelo constante no Anexo I;
2- Oficio de solicitação: Especificar o nome do proposto, data, horário e local de realização;
3- Comprovante da atividade a ser realizada (se externa à UFBA, o comprovante deve ser emitido pela instituição responsável, se interna, deve ser emitido pelo setor da UFBA promovente);
4- Cronograma com as datas de início e fim da atividade (se externa à UFBA, o cronograma deve ser emitido pela instituição responsável, se interna, deve ser emitido pelo setor da UFBA promovente);
5- Cotação e reserva de passagens, nos casos em que essas tenham sido aprovadas pelo programa.
6- Ata do colegiado do programa autorizando as despesas;
7- Seguro viagem: particular ou através de alocação de recurso do programa;
8-
Cotação do dólar do dia que o solicitante encaminhar a PCDP;
Conversão da moeda em PDF - Cotação do Banco Central (Informar o valor de venda)
9- Publicação do afastamento, no Diário Oficial da União (DOU), para realização da atividade em questão (o período da viagem deve estar dentro do período publicado no DOU, o embarque do servidor deve ocorrer a partir da data de início do afastamento, assim como o desembarque tem que ocorrer até a data limite dessa publicação);
Observações:
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Nos casos em que o comprovante da atividade já contemple as datas de início e fim da missão, não se faz necessário o cronograma.
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Os comprovantes podem ser carta de aceite, comprovante de inscrição, convite para participação em atividade de qualificação/defesa na UFBA; convite para participação de palestra na UFBA, convite para servidor da UFBA participar de atividade de colaboração técnica em outra universidade (emitido por essa instituição), planejamento de atividade de coleta de campo/visita técnica assinado pelo coordenador da missão etc.
Seguro-viagem
Em caso de viagem internacional há também a necessidade de solicitar recursos para o seguro-viagem quando se tratar de servidor da própria instituição. Para tanto, o solicitante da viagem deve encaminhar e-mail para (
finpropg@ufba.br), incluir anexo IV e marcar a opção seguro viagem, a PRPPG providenciará cotação do valor do seguro junto à agência de viagem. O solicitante deve escolher a cotação de menor valor. Caso o proposto possua seguro-viagem contratado, essa solicitação pode ser dispensada desde que a apólice do seguro seja anexada.
Os dados do seguro-viagem devem ser cadastrados na aba “Serviços Correlatos” na etapa de cadastramento da PCDP.
Para maiores informações e orientação sobre seguro viagem sugerimos o vídeo abaixo
Prestação de contas
O servidor, o colaborador eventual ou o servidor externo que tenha diárias e passagens custeadas, ainda que parcialmente, deverá prestar contas, no prazo máximo de CINCO dias úteis após o retorno da viagem. Se este prazo não for respeitado, deverá constar no relatório de viagem justificativa pelo atraso na entrega da documentação.
Informamos que a prestação de contas de viagens deverá estar instruída de:
1- Relatório circunstanciado de viagens. (Modelo em anexo);
2- Comprovante de embarque ou declaração de bilhete voado emitida pela cia, nos casos em que houver deslocamento aéreo ou rodoviário pago através de verba PROAP;
3- Certificado ou declaração de participação emitida pelo organizador do evento;
Alteração de período após viagem realizada:
Caso tenha ocorrido alguma alteração na viagem por interesse da administração, como quando nos casos em que a viagem foi antecipada ou postergada etc, será necessário alterar o cadastro para contemplar o período conforme efetivamente realizado.
A mensagem “ATENÇÃO: caso a viagem não tenha ocorrido conforme o planejado clique AQUI para alterar” é campo próprio para realizar alterações na PCDP, proceda com as alterações, a anexação dos documentos comprobatórios e o encaminhamento da PCDP para novas aprovações. Obs.: neste caso a PCDP reiniciará todo o processo e pode gerar pagamento adicional de diárias ou devolução de valores a depender do caso.
Para maiores informações e orientações sobre alteração de cadastro e prestação de contas segue link abaixo
